Nota de informare generală cu privire la protecția datelor cu caracter personal

Operatorul de date cu caracter personal

Societatea NEPTUN S.A., cu sediul în Câmpina, str. Bobâlna nr. 57–63, județul Prahova, număr de înregistrare în Registrul Comerțului J29/2/1991, cod fiscal RO1322535, în calitate de „Operator”, colectează și prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, precum și de abrogare a Directivei 95/46/CE.

În sensul Regulamentului, „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul ori mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Modalități de colectare a datelor cu caracter personal

Societatea colectează și prelucrează datele furnizate de persoanele vizate (reprezentanți ai organizațiilor, persoane de contact de la nivelul acestora, precum și orice alte persoane implicate în încheierea și executarea contractelor încheiate între Societate și beneficiari, clienți și potențiali clienți persoane fizice, furnizori, prestatori de servicii, colaboratori), iar în anumite cazuri justificate de necesitățile derulării activității, și date provenite din registre publice.

Scopul prelucrării datelor

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate prin mijloace manuale și/sau electronice pentru următoarele scopuri:

  • Derularea procesului de negociere, precum și încheierea și executarea contractului cu dumneavoastră;

  • Desfășurarea de activități comerciale de vânzare și furnizare de servicii, precum și activități post-vânzare specifice derulării, menținerii și îmbunătățirii relațiilor comerciale;

  • Constatatea, exercitarea sau apărarea unor drepturi ale Societății în instanță;

  • Asigurarea securității bunurilor și persoanelor în incintele NEPTUN și în punctele sale de lucru, prevenirea și detectarea oricăror amenințări de securitate și/sau de fraudă;

  • Îndeplinirea unei obligații legale;

  • Transmiterea către persoanele vizate, pe baza interesului legitim al Societății, de oferte și informații referitoare la produsele și serviciile oferite.

Transmiterea anumitor date personale ale dumneavoastră este necesară pentru îndeplinirea scopurilor mai sus indicate; prin urmare, un eventual refuz de a furniza aceste date ar putea împiedica Societatea să negocieze și să încheie un contract cu dumneavoastră, să vă vândă produsele ori să vă presteze serviciile, respectiv să vă răspundă la eventualele solicitări sau reclamații.

Categorii de date cu caracter personal

Pentru realizarea scopurilor specificate mai sus, NEPTUN colectează și prelucrează, în general, datele de contact ale persoanelor vizate, necesare în vederea derulării relației de afaceri cu partenerii contractuali, cum ar fi: numele, prenumele, funcția, adresa de e-mail, numărul de telefon și semnătura.

Pentru îndeplinirea obligațiilor legale ce ne revin (emiterea documentelor financiar-contabile, documentelor de livrare etc.), pe lângă datele cu caracter personal menționate mai sus, pot fi prelucrate și următoarele: seria și numărul actului de identitate, precum și codul numeric personal.

Legalitatea prelucrării datelor

Orice prelucrare a datelor cu caracter personal se va realiza în baza unuia dintre temeiurile prevăzute la art. 6 din Regulamentul general privind protecția datelor (Regulamentul (UE) 2016/679), respectiv:

  • Persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

  • Prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea acesteia înainte de încheierea contractului;

  • Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;

  • Prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;

  • Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul;

  • Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, în special atunci când persoana vizată este un copil.

Divulgarea datelor cu caracter personal

Ca regulă, datele persoanelor vizate vor fi accesate doar de către angajații autorizați ai Societății și doar în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

Cu toate acestea, pentru realizarea scopurilor menționate mai sus, anumite date cu caracter personal pot fi dezvăluite către:

  • Persoane împuternicite de operator, la care Societatea poate apela în vederea derulării activității curente (furnizori de servicii IT, servicii de facturare, livrare a documentelor, servicii de marketing și publicitate, alte societăți membre ale grupului, experți, consultanți, avocați etc.);

  • Autorități și instituții publice, în scopul îndeplinirii obligațiilor legale și/sau al protejării intereselor noastre legitime (instanțe de judecată sau arbitrale, autorități de cercetare penală, autorități fiscale, alte entități de interes public — executori judecătorești, notari, instituții bancare etc.).

Orice transfer de date se realizează cu respectarea principiilor prevăzute de art. 5 din Regulament, respectiv:
legalitate, echitate și transparență; limitarea scopului; minimizarea datelor; exactitate; limitarea stocării; integritate și confidențialitate; responsabilitate.

Transferul datelor cu caracter personal în străinătate

În contextul desfășurării activităților menționate, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate către state din cadrul și din afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri, Societatea se va asigura că sunt implementate măsuri adecvate de protecție a datelor și că destinatarii respectă cerințele legislației privind protecția datelor cu caracter personal.

Durata prelucrării datelor

NEPTUN S.A. va păstra datele dumneavoastră personale conform principiilor de proporționalitate și necesitate, pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, inclusiv pentru îndeplinirea obligațiilor legale, contabile sau de raportare aplicabile.

Drepturile persoanei vizate

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

  • Dreptul la informare și acces la date (art. 13–15);

  • Dreptul la rectificare (art. 16);

  • Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) (art. 17);

  • Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);

  • Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);

  • Dreptul la opoziție (art. 21);

  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri (art. 22);

  • Dreptul de a retrage consimțământul, în cazul în care prelucrarea are la bază consimțământul dumneavoastră (art. 7); retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate până în acel moment;

  • Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (art. 77) și dreptul de a vă adresa instanțelor judecătorești competente.

Pentru exercitarea acestor drepturi, persoanele vizate pot transmite o cerere scrisă, datată și semnată la adresa:
Str. Bobâlna nr. 57–63, Câmpina, județul Prahova sau prin e-mail la: [email protected].

Modificări privind Nota de informare

Cea mai recentă actualizare a prezentei Note de informare a fost realizată în luna februarie 2020.
Ne rezervăm dreptul de a actualiza sau modifica prezenta Notă de informare în orice moment. În acest caz, vă vom informa prin publicarea unei noi versiuni pe site-ul nostru web sau prin alte mijloace adecvate de comunicare.